Propojení PrestaShopu s GoManage a Aunabase: skutečný případ

Jedenáct večer. Elektrikář otevře e-shop v mobilu, přidá tři metry lišty, krabici vypínačů a jistič a zaplatí. Druhý den ráno se ve skladu ukáže, že zbývala jedna krabice: ty další dvě odešly přes pult v pátek v půl sedmé.

Zákazník nic špatně neudělal a e-shop taky ne. Problém je, že e-shop a sklad žijí na dvou různých místech – web na jedné straně, ERP na druhé – a mezi nimi je člověk, který přepisuje ceny a stavy skladu, kdykoli má volnou chvilku.

Tohle jsme postavili pro distributora elektroinstalačního a instalatérského materiálu, který pracuje se dvěma nástroji v oboru dobře známými: Go!Manage, ERP od společnosti Telematel, a Aunabase, produktová databáze skupiny Aúna Distribución.

Výchozí bod: dva systémy, které už fungovaly

Firma neměla problém se softwarem. Její ERP bylo aktuální, s téměř třiceti tisíci položkami v evidenci, ceníky a stavem skladu po jednotlivých skladech. A měla přístup do Aunabase, kde výrobci skupiny zveřejňují kvalitní produktová data: skutečný obchodní název, technický popis, fotky, čárový kód, značku a jednotky, ve kterých se každá položka prodává.

Co neměla, byl e-shop. A pokušení při jeho stavbě je naplnit ho ručně: vyexportovat tabulku, nahrát ji, doladit a za tři měsíce mít třetí katalog, který nesedí ani s jedním z těch dvou.

E-shop není další místo, kde se ukládá katalog. Je to výloha toho, co už je v ERP.

S touhle myšlenkou přestala být práce „dostat produkty do PrestaShopu“ a stala se něčím, co se vysvětluje mnohem snáz: rozhodnout, kdo za co odpovídá.

Kdo za co odpovídá?

Na tomhle rozdělení stojí celý projekt a je to ta část, kterou se vyplatí vyřešit dřív, než se na cokoli sáhne:

• ERP odpovídá za obchod. Které položky se prodávají, za kolik, kolik jich zbývá a které jsou v akčním ceníku. Nic z toho se v e-shopu neupravuje.
• Aunabase odpovídá za to, jak se o produktu vypráví. Název, popis, obrázky, značka, výrobce, čárový kód, skupina a minimální prodejní jednotka.
• E-shop odpovídá za prodej. Úvodní stránka, kampaně, vlastní texty, doprava a péče o zákazníka.

Z téměř třiceti tisíc položek v ERP e-shop ukazuje výběr 16 700 položek: ty, které chce distributor prodávat online. Zbytek zůstává v ERP a nikde se neobjeví. Rozšířit nebo zúžit ten seznam je obchodní rozhodnutí, které se dělá v ERP, ne údržba webu.

Co vidí zákazník?

V běžném provozu, když je všechno na svém místě, se e-shop chová takhle:

• Detaily produktů, které dávají smysl. Každá položka přichází se svým obchodním názvem, technickým popisem, fotkami a značkou, místo „REF 4021 BÍLÁ“ a ilustračního obrázku. Díky tomu může stránka soupeřit na Googlu, odkud přichází polovina návštěvníků – psali jsme o tom v článku kde začít, když se váš e-shop nezobrazuje.
• Ceny a sklad, které patří skladu. Ne ty z posledního exportu.
• Bez skladu žádný prodej. Položka zůstane viditelná – chcete, aby ji znal Google a aby zákazník věděl, že ji vedete –, ale do košíku ji nejde vložit, dokud nejsou zase kusy.
• Všechno ve vlastní jednotce. Pokud se položka dodává v krabicích po deseti, e-shop nikomu nedovolí objednat sedm. Minimální jednotka přichází z dat výrobce, takže objednávky dorazí připravené k vychystání.
• Vyřazené položky zmizí samy. Když se položka stáhne z prodeje, přestane se prodávat, aniž by si na to musel někdo vzpomenout.
• Akce se zařadí samy. Co je v ERP v akčním ceníku, přistane v kategorii akcí e-shopu a stejně tiše z ní zmizí, když se ceník změní.

Nic z toho neudržuje člověk. Jsou to tytéž informace, které se už udržují v ERP a v Aunabase, jen viděné z webu.

A objednávka zase zpátky

Zajímavá polovina propojení je ta, která běží opačným směrem. Když zákazník zaplatí, objednávka přistane v Go!Manage s položkami, množstvími, doručovací adresou, fakturační adresou a způsobem platby převedeným na ten, kterému ERP rozumí. Nikdo ji znovu nepřepisuje.

A protože se to musí dát ověřit, stránka objednávky v administraci ukazuje, jestli do ERP dorazila, nebo ne, s tlačítkem pro opětovné odeslání. To je pro firmu skutečná změna: už žádné „dám to do ERP, až budu mít chvilku“. Sklad vidí objednávku tam, kde vidí všechny ostatní.

Tři rozhodnutí, díky kterým to vydrží

Propojení se hodnotí po šesti měsících, ne v den spuštění. Tohle jsou tři rozhodnutí, která předejdou klasickým problémům:

1. Cena a sklad se upravují jen na jednom místě. V ERP. E-shop, kde se dají měnit i ručně, se nakonec hádá sám se sebou, a ten spor se vždycky prohraje v nejrušnější den.
2. Ručně napsaná práce se nikdy nepřepíše. Když někdo vylepší název produktu, přepíše popis nebo nahraje lepší fotku, další aktualizace tu práci respektuje. Bez tohoto pravidla už na detail produktu nikdo nikdy nesáhne.
3. Aktualizace běží po dávkách a umí navázat. Katalog takové velikosti se neobnovuje najednou: zpracovává se po blocích, a když se přeruší, pokračuje tam, kde skončil. E-shop se nikdy nemusí zavírat „kvůli údržbě“ ani stát s půlkou katalogu.

Co od vás potřebujeme?

Když se nás na to někdo zeptá, potřebujeme vědět jen pár věcí:

• Uživatele pro připojení k vašemu Go!Manage, kterého vydá dodavatel vašeho ERP.
• Vaše přihlašovací údaje do Aunabase, pokud jste členem skupiny.
• Výběr položek, které chcete prodávat online, a jak je chcete seskupit.
• A jedno obchodní rozhodnutí: jestli prodáváte firmám za dohodnuté ceny, otevřete se široké veřejnosti, nebo obojí najednou. O tom jsme psali zvlášť v článku jak ukázat katalog jen schváleným zákazníkům.

S tím už můžeme spustit první zkušební průchod a podívat se na skutečný katalog uvnitř e-shopu dřív, než se rozhodne cokoli dalšího.

Pokud pracujete s Go!Manage nebo Aunabase

Oba systémy známe zevnitř a víme, kde obvykle bolí: položky, které ERP vede dvakrát, skupiny, které neodpovídají tomu, jak zákazníci doopravdy nakupují, položky bez fotky, zvláštní ceníky. Nic z toho není neobvyklé a nic z toho vám nebrání spustit e-shop.

A pokud máte jiné ERP, postup je stejný: ERP vlastní cenu a sklad, kvalitní katalog vlastní detaily produktů a objednávky si cestu zpátky najdou samy.

Máte aktuální ERP a e-shop pořád na seznamu úkolů? Napište nám, co používáte, a my vám řekneme, co se dá propojit a v jakém pořadí.

Popište nám svůj případ