Integracja PrestaShop z Go!Manage i Aunabase: prawdziwy przypadek

Jedenasta wieczorem. Elektryk otwiera sklep na telefonie, dodaje trzy metry korytka, pudełko włączników i wyłącznik nadprądowy, i płaci. Następnego ranka w magazynie okazuje się, że zostało jedno pudełko: dwa pozostałe poszły w piątek o wpół do siódmej przez ladę.

Klient nie zrobił nic złego, sklep też nie. Problem w tym, że sklep i magazyn żyją w dwóch różnych miejscach — strona z jednej strony, ERP z drugiej — a pomiędzy nimi jest człowiek, który przepisuje ceny i stany, kiedy znajdzie wolną chwilę.

Oto co zbudowaliśmy dla dystrybutora materiałów elektrycznych i hydraulicznych, który pracuje z dwoma dobrze znanymi w branży narzędziami: Go!Manage, systemem ERP firmy Telematel, i Aunabase, bazą produktów grupy Aúna Distribución.

Punkt wyjścia: dwa systemy, które już działały

Firma nie miała problemu z oprogramowaniem. Jej ERP był aktualny, z prawie trzydziestoma tysiącami pozycji, cennikami i stanem w każdym magazynie. Miała też dostęp do Aunabase, gdzie producenci z grupy publikują dobre dane produktów: prawdziwą nazwę handlową, opis techniczny, zdjęcia, kod kreskowy, markę i jednostki, w jakich sprzedaje się każdy artykuł.

Nie miała sklepu. A pokusa przy jego budowie jest taka, żeby wypełnić go ręcznie: wyeksportować arkusz, wgrać go, poprawić, a po trzech miesiącach mieć trzeci katalog, który nie zgadza się z żadnym z dwóch pozostałych.

Sklep to nie kolejne miejsce do przechowywania katalogu. To witryna tego, co już jest w ERP.

Z tym założeniem zadanie przestało brzmieć „wrzucić produkty do PrestaShop”, a stało się czymś dużo prostszym do wyjaśnienia: ustalić, kto za co odpowiada.

Kto za co odpowiada?

Cały projekt opiera się na tym podziale i to właśnie warto ustalić, zanim cokolwiek się ruszy:

• ERP odpowiada za biznes. Które pozycje są w sprzedaży, po jakiej cenie, ile zostało i które są w cenniku promocyjnym. Niczego z tego nie edytuje się ze sklepu.
• Aunabase odpowiada za to, jak opisany jest produkt. Nazwa, opis, zdjęcia, marka, producent, kod kreskowy, rodzina i minimalna jednostka sprzedaży.
• Sklep odpowiada za sprzedaż. Strona główna, kampanie, własne teksty, wysyłka i kontakt z klientem.

Z prawie trzydziestu tysięcy pozycji w ERP sklep pokazuje wybór 16 700 pozycji: te, które dystrybutor chce sprzedawać w internecie. Reszta zostaje w ERP i nigdy się nie pokazuje. Poszerzenie czy zawężenie tej listy to decyzja handlowa podejmowana w ERP, a nie praca przy utrzymaniu strony.

Co widzi klient?

Na co dzień, kiedy wszystko jest na miejscu, sklep zachowuje się tak:

• Karty produktu, które mają sens. Każdy artykuł przychodzi z nazwą handlową, opisem technicznym, zdjęciami i marką, a nie jako „REF 4021 BIAŁY” ze zdjęciem poglądowym. To pozwala karcie konkurować w Google, skąd przychodzi połowa odwiedzających — pisaliśmy o tym w tekście od czego zacząć, gdy Twojego sklepu nie ma w Google.
• Ceny i stany prosto z magazynu. A nie z ostatniego eksportu.
• Nie ma towaru, nie ma sprzedaży. Pozycja pozostaje widoczna — chcesz, żeby Google ją znał, a klient wiedział, że ją masz — ale nie można jej dodać do koszyka, dopóki towar nie wróci.
• Wszystko w swojej jednostce. Jeśli artykuł sprzedaje się w pudełkach po dziesięć, sklep nie pozwoli zamówić siedmiu. Minimalna jednostka pochodzi z danych producenta, więc zamówienia przychodzą gotowe do skompletowania.
• Wycofane artykuły znikają same. Kiedy pozycja zostaje wycofana, przestaje być w sprzedaży i nikt nie musi o tym pamiętać.
• Promocje układają się same. To, co jest w cenniku promocyjnym w ERP, trafia do kategorii promocji w sklepie i znika z niej równie cicho, gdy cennik się zmienia.

Niczego z tego nie utrzymuje człowiek. To te same informacje, które już utrzymuje się w ERP i w Aunabase, oglądane od strony internetu.

A zamówienie wraca z powrotem

Ciekawsza połowa integracji to ta, która działa w drugą stronę. Kiedy klient płaci, zamówienie trafia do Go!Manage z pozycjami, ilościami, adresem dostawy, adresem do faktury i metodą płatności przetłumaczoną na tę, którą rozumie ERP. Nikt go nie przepisuje.

A ponieważ trzeba móc to sprawdzić, strona zamówienia w panelu pokazuje, czy dotarło do ERP, z przyciskiem do ponownego wysłania. To prawdziwa zmiana dla firmy: koniec z „wprowadzę to do ERP, jak znajdę chwilę”. Magazyn widzi zamówienie tam, gdzie widzi wszystkie inne.

Jakie trzy decyzje sprawiają, że to przetrwa?

Integrację ocenia się po sześciu miesiącach, a nie w dniu uruchomienia. Te trzy decyzje pozwalają uniknąć klasycznych problemów:

1. Cenę i stan edytuje się tylko w jednym miejscu. W ERP. Sklep, w którym można je też zmieniać ręcznie, w końcu kłóci się sam ze sobą, a tę kłótnię zawsze przegrywa się w najbardziej pracowity dzień.
2. Ręcznej pracy nigdy się nie nadpisuje. Kiedy ktoś poprawi nazwę produktu, przepisze opis albo wgra lepsze zdjęcie, następna aktualizacja to uszanuje. Bez tej zasady nikt już nigdy nie dotknie karty produktu.
3. Aktualizacja idzie partiami i umie wznowić pracę. Katalogu tej wielkości nie odświeża się za jednym zamachem: przetwarza się go blokami, a jeśli coś przerwie pracę, kontynuuje od miejsca, w którym była. Sklep nigdy nie musi się zamykać „z powodu prac technicznych” ani stać z połową katalogu.

Czego potrzebujemy od Ciebie?

Kiedy ktoś pyta nas o coś takiego, musimy wiedzieć niewiele:

• Użytkownika do połączenia z Twoim Go!Manage, którego wydaje dostawca Twojego ERP.
• Twoje dane dostępowe do Aunabase, jeśli należysz do grupy.
• Wybór pozycji, które chcesz sprzedawać w internecie, i sposób, w jaki chcesz je pogrupować w rodziny.
• I jedną decyzję handlową: czy sprzedajesz firmom po uzgodnionych cenach, otwierasz się na klientów indywidualnych, czy jedno i drugie naraz. Pisaliśmy o tym osobno, w tekście jak pokazać katalog tylko zatwierdzonym klientom.

Z tym możemy już przeprowadzić pierwsze próbne przejście i zobaczyć prawdziwy katalog w sklepie, zanim zdecydujemy o czymkolwiek innym.

Pracujesz z Go!Manage albo Aunabase?

Znamy oba od środka i wiemy, gdzie zwykle bolą: pozycje, które ERP ma dwa razy, rodziny, które nie odpowiadają temu, jak klienci naprawdę kupują, artykuły bez zdjęcia, cenniki specjalne. Nic z tego nie jest niczym niezwykłym i nic z tego nie blokuje startu.

A jeśli Twój ERP jest inny, podejście jest takie samo: ERP jest właścicielem ceny i stanu, dobry katalog jest właścicielem kart produktów, a zamówienia same znajdują drogę z powrotem.

ERP masz aktualny, a sklep wciąż na liście rzeczy do zrobienia? Powiedz nam, czego używasz, a my powiemy Ci, co da się połączyć i w jakiej kolejności.

Opowiedz nam o swoim przypadku