Sklep B2B w PrestaShop: zamknięty katalog, VIES i zwolnienie z VAT

„Sprzedaję tylko firmom i nie chcę, żeby moje ceny widział każdy”. To jedna z próśb, które słyszymy najczęściej, i prawie zawsze towarzyszy jej już wdrożone obejście, które zupełnie się nie sprawdza: ukrycie ceny, żeby nie było jej widać na stronie.

Kłopot w tym, że ukryć to nie to samo co usunąć. Cena nadal jest na stronie, nawet jeśli jej nie widać, a każdy, kto chce zajrzeć — konkurent, porównywarka cen, ktoś, kto zajmuje się tym zawodowo — ją zobaczy. Jeśli naprawdę sprzedajesz tylko firmom, nie potrzebujesz zakrywania liczby, tylko tego, żeby sklep nie istniał dla nikogo, kto się nie zalogował.

Co naprawdę znaczy „tylko dla firm”?

Dobrze zbudowany sklep B2B ma trzy elementy i wszystkie trzy muszą działać same:

• Zamknięty katalog. Kto nie jest zalogowany, nie widzi produktów, cen ani kategorii. Nie „widzi je bez cen”: w ogóle ich nie widzi.
• Rejestracja, która pyta o to, co musisz wiedzieć. Firma, numer podatkowy, branża — wszystko, czego potrzebujesz, żeby zdecydować, czy ten klient wchodzi.
• Twoje zatwierdzenie. Ktoś ogląda zgłoszenie i decyduje. Tym kimś jesteś Ty i powinno Ci to zająć piętnaście sekund, a nie piętnaście minut.

Zamknij wszystko, otwórz tylko to, co trzeba

Zwykle zakrywa się strony jedna po drugiej: tu usunąć cenę, tam ukryć przycisk. My robimy odwrotnie: sklep jest zamknięty w całości, a otwarte zostaje tylko to, co niezbędne do rejestracji.

Otwarte zostają: ekran logowania, formularz rejestracji, odzyskiwanie hasła i strony prawne. Cała reszta — karty produktów, kategorie, wyszukiwarka, koszyk — jest poza zasięgiem osób bez konta i nikt nie musi pilnować tego strona po stronie.

Jeśli musisz robić listę tego, co chcesz ukryć, kiedyś o czymś zapomnisz. Zrób listę tego, co chcesz pokazać.

Szczegół, który warto znać od początku: kiedy dodajesz nową stronę i chcesz, żeby była publiczna — landing page, formularz, promocja — musisz ją świadomie otworzyć. Zajmuje to minutę, ale jeśli nikt Ci o tym nie powie, będziesz się głowić, dlaczego jej nie widać.

Rejestracja: o co naprawdę pyta się klienta biznesowego?

Zwykła rejestracja w sklepie prosi o imię, nazwisko i hasło. Do sprzedaży firmom to się nie nadaje, więc formularz dzieli się na trzy bloki — osoba, firma i adres do faktury — a Ty decydujesz, które pola się pojawiają, które są obowiązkowe, a które niepotrzebne.

W standardzie jest to, o co prosi prawie każdy sklep, który widzieliśmy: firma, numer podatkowy, numer VAT UE, jeśli sprzedajesz za granicę, telefon i adres do faktury. Jeśli Twoja branża potrzebuje czegoś jeszcze — licencji, zezwolenia, kodu, jaki ten klient ma w Twoim systemie — dodaje się to, przetłumaczone na języki sklepu.

A numer VAT UE nie jest zapisywany w ciemno: sprawdza się go w europejskim rejestrze, kiedy klient się rejestruje, więc zgłoszenie trafia do Ciebie już zweryfikowane.

Dlaczego sprawdzać przy rejestracji, a nie przy płatności?

Logiczne wydaje się sprawdzenie na końcu, przy wystawianiu faktury. My robimy to na początku, gdy klient się rejestruje, z dwóch bardzo przyziemnych powodów.

Pierwszy: klient, który przy płaceniu dostaje czerwony błąd, odchodzi. Za to wypełniając formularz rejestracji, ma czas, ma dokumenty pod ręką i, jeśli coś się nie zgadza, pisze do Ciebie.

Drugi: w ten sposób, kiedy wniosek trafia do Ciebie do zatwierdzenia, jest już sprawdzony. Bez wchodzenia na oficjalną stronę i kopiowania numerów: masz to przed sobą, z datą i godziną sprawdzenia.

Sprawdzenie przy rejestracji zamienia podatkowy ból głowy w dwusekundową decyzję handlową.

Szczegół, o którym prawie nikt nie myśli: czasem nie odpowiada

To odróżnia sklep, który naprawdę działa od lat, od sklepu skleconego na szybko. Europejska wyszukiwarka nie zawsze odpowiada: każdy kraj prowadzi własny rejestr, a gdy rejestr jednego kraju ma przerwę techniczną albo jest przeciążony, odpowiedź nie brzmi ani „tak”, ani „nie”, tylko „nie mogę teraz odpowiedzieć”.

I tu pojawia się klasyczny błąd: traktowanie tego „nie mogę odpowiedzieć” jak „nie”. Czyli odrzucenie uczciwego klienta, bo serwer w innym kraju ma gorszy dzień.

Nasza zasada jest prosta: brak odpowiedzi nie oznacza fałszywego numeru. Rejestracja czeka z takim oznaczeniem, Ty to widzisz i decydujesz. Nigdy nie przepuszczamy czegoś, czego nie dało się sprawdzić, ani nie odprawiamy nikogo z powodu awarii, która nie jest jego winą.

Kiedy możesz wystawić fakturę bez VAT, bez żargonu?

Możesz wystawić fakturę bez VAT, gdy jednocześnie spełnione są trzy warunki:

1. Kupujący jest firmą zarejestrowaną do handlu wewnątrz Unii, a jej numer jest ważny w dniu sprzedaży.
2. Towar wyjeżdża z Twojego kraju i trafia do innego kraju UE, a Ty możesz to udowodnić dokumentem dostawy albo śledzeniem przesyłki u przewoźnika.
3. Następnie wykazujesz tę sprzedaż w informacji podsumowującej o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów.

VAT nie znika: kupujący rozlicza go w swoim kraju. Od 2020 roku wszystkie trzy warunki ważą tyle samo — jeśli jeden nie jest spełniony, zwolnienie upada, nawet gdy pozostałe dwa są bez zarzutu. To nie drobna formalność, tylko sam warunek.

Dlaczego grupa klientów „bez VAT” nie wystarczy?

Najczęstsze rozwiązanie to grupa klientów z VAT 0 %, do której wrzuca się klientów z innych krajów Unii. Działa do pierwszego wyjątku, a pierwszy wyjątek pojawia się od razu: ten sam klient prosi o wysyłkę do swojego magazynu tuż obok albo zmienia adres dostawy na ostatnim kroku.

Grupa mówi, kim jest klient. Ale zwolnienie zależy też od tego, dokąd jedzie towar, więc decyzję trzeba podjąć przy każdym zamówieniu, a nie raz na karcie klienta. To właśnie robi moduł: patrzy na konkretne zamówienie — klienta, jego sprawdzony numer i adres dostawy — i decyduje, czy ta wysyłka jest z VAT, czy bez.

I robi to zwykłym mechanizmem sklepu: nie wymyśla cen ani nie poprawia kwot ręcznie, tylko mówi PrestaShop, który podatek ma zastosować. Dzięki temu księgowość i raporty dalej się zgadzają, za co podziękuje Ci Twoja księgowa.

Zatwierdzenie powinno być jednym kliknięciem

Kiedy ktoś się rejestruje, dzieją się naraz trzy rzeczy: dostaje informację, że jego konto czeka na sprawdzenie, Ty dostajesz e-mail ze wszystkimi uporządkowanymi danymi i wynikiem weryfikacji numeru VAT, a konto powstaje, ale bez dostępu do katalogu.

Wchodzisz, patrzysz i zatwierdzasz albo odrzucasz. Po zatwierdzeniu klient trafia do grupy biznesowej, którą ustawiłeś — to ona otwiera mu ceny i rabaty, które mu przysługują — i automatycznie dostaje e-mail, że może zamawiać.

Ta ostatnia rzecz jest ważniejsza, niż się wydaje: od tej chwili wszystkim zajmuje się sklep według swoich zwykłych zasad. Nie ma równoległego cennika wymyślonego przez jakiś moduł, a właśnie to po dwóch latach zamienia sklep w problem.

Jakie dwie decyzje zostają przy Tobie?

Po pierwsze: kto wchodzi. Moduł sprawdza numer VAT, porządkuje dane i kładzie je przed Tobą; „tak” należy do Ciebie, jednym kliknięciem i ze wszystkim na widoku.

Po drugie: ile sklepu chcesz pokazać. Jeśli oprócz sprzedaży firmom chcesz, żeby ludzie znajdowali Cię, szukając produktów, zostawiasz otwartą część publiczną — katalog bez cen, strony informacyjne albo blog taki jak ten — i decydujesz o tym w trakcie budowy. To pierwsza rozmowa, jaką odbywamy przy takich projektach, a jeśli odbędzie się wcześnie, potem widać to w ruchu.

Jest w katalogu

Wszystko, co opisuje ten artykuł, robi nasz moduł rejestracji klientów biznesowych: katalog zamknięty dla niezalogowanych, rejestracja z wybranymi przez Ciebie polami, sprawdzony numer VAT i zatwierdzanie jednym kliknięciem. Instaluje się go w sklepie, który już masz.