USt-IdNr. gegen VIES prüfen, ohne die Registrierung zu blockieren

Ein neuer Kunde aus Italien schreibt: „Wir sind ein Unternehmen, bitte stellen Sie ohne Umsatzsteuer in Rechnung.“ Und Sie sitzen vor dem Bildschirm und fragen sich, ob das stimmt, ob Sie ihm das glauben dürfen und was passiert, wenn sich herausstellt, dass Sie es nicht hätten tun sollen.

Auf diesen Zweifel gibt es eine amtliche, kostenlose Antwort, und sie ist in drei Sekunden geklärt. Nur prüft sie kaum jemand zum richtigen Zeitpunkt.

Was es mit dieser EU-Umsatzsteuernummer auf sich hat

Um umsatzsteuerfrei an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land zu verkaufen, muss dieses Unternehmen in einem europäischen Register für Unternehmer geführt sein. Die Europäische Kommission betreibt eine öffentliche Abfrage namens VIES, die genau eine Frage beantwortet: Ist diese Nummer registriert oder nicht?

Ja oder nein. Sonst nichts. Und es lohnt sich zu wissen, was sie Ihnen nicht sagt:

• Sie sagt nicht, ob es dem Unternehmen gut geht, ob es seine Rechnungen zahlt oder ob es morgen noch am Markt ist.
• Sie sagt nicht, dass die Person, die das Formular ausfüllt, dort tatsächlich arbeitet.
• Und vor allem: Sie ist nicht dasselbe wie die gewöhnliche Steuernummer. Ein Unternehmen kann eine völlig gültige nationale Nummer haben und trotzdem nicht für den Handel mit dem übrigen Europa registriert sein, denn das ist ein eigenes Verfahren, das eigens beantragt werden muss.

Dieser letzte Punkt wirft bei uns mit Abstand die meisten Fragen auf. Der Kunde schwört, seine Nummer sei richtig – und das ist sie –, aber sie taugt nicht für das, was er vorhat. Es liegt nicht an Ihrem Shop.

Prüfen Sie bei der Registrierung, nicht bei der Zahlung

Naheliegend wäre, am Ende zu prüfen, wenn die Rechnung erstellt wird. Wir tun es am Anfang, wenn der Kunde sich registriert – aus zwei sehr handfesten Gründen.

Erstens: Ein Kunde, der beim Bezahlen einen roten Fehler bekommt, geht. Beim Ausfüllen des Registrierungsformulars dagegen hat er Zeit, hat seine Unterlagen zur Hand und schreibt Ihnen, wenn etwas nicht passt.

Zweitens: So kommt der Antrag schon geprüft bei Ihnen zur Freigabe an. Kein Wechsel auf eine amtliche Website, um Nummern hin und her zu kopieren: Sie haben es vor sich, mit Datum und Uhrzeit der Abfrage.

Bei der Registrierung zu prüfen macht aus einem steuerlichen Kopfzerbrechen eine kaufmännische Entscheidung von zwei Sekunden.

Das Detail, mit dem fast niemand rechnet: Manchmal antwortet sie nicht

Daran erkennt man einen Shop, der wirklich gelaufen ist, und einen, der schnell zusammengezimmert wurde. Die europäische Abfrage antwortet nicht immer: Jedes Land führt sein eigenes Register, und wenn das Register eines Landes gewartet wird oder überlastet ist, lautet die Antwort weder „ja“ noch „nein“, sondern „ich kann gerade nicht antworten“.

Und da liegt der klassische Fehler: dieses „ich kann nicht antworten“ wie ein „nein“ zu behandeln. Mit anderen Worten: einen rechtmäßigen Kunden abzuweisen, weil ein Server in einem anderen Land einen schlechten Tag hat.

Unsere Regel ist einfach: keine Antwort heißt nicht gefälscht. Die Registrierung bleibt mit diesem Vermerk offen, Sie sehen es und entscheiden. Was wir nie tun, ist etwas durchzuwinken, das nicht geprüft werden konnte – oder jemanden wegen einer Störung abzuweisen, die nicht seine ist.

Und es wird aufbewahrt, das ist der langweilige Teil

Jede Prüfung wird mit Datum, Uhrzeit und der Antwort des europäischen Registers gespeichert, verknüpft mit diesem Kunden. Das klingt übertrieben, bis zu dem Tag, an dem Ihr Steuerberater fragt, warum Sie im März eine umsatzsteuerfreie Rechnung an ein Unternehmen gestellt haben, dessen Nummer heute nicht mehr geführt wird.

Mit dem Nachweis lautet die Antwort: die Abfrage von jenem Tag zeigen. Ohne ihn lautet sie: „Ich weiß noch, dass es passte“ – und das gilt nicht als Antwort.

Im Übrigen ist es egal, wie der Kunde die Nummer eintippt: mit Leerzeichen, mit Bindestrichen, mit Länderkürzel oder ohne. Das wird vor der Abfrage automatisch geglättet – der Kunde hat schon genug damit zu tun, sich die Nummer zu merken.

Prüfen ist der erste Schritt, nicht der letzte

Eine gültige Nummer bedeutet nicht, dass diese Bestellung umsatzsteuerfrei rausgeht. Es hängt auch davon ab, wohin Sie die Ware schicken, und genau da liegen die meisten Shops falsch: Wir behandeln es unter wann Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen dürfen und wann nicht.

Die Prüfung kommt mit dem Modul

Die Prüfung gegen das europäische Register, das Speichern jeder Abfrage mit Datum und die Historie je Kunde stecken alle in demselben Modul wie die Registrierung für Geschäftskunden und die Umsatzsteuerbefreiung. Eine Installation – und niemand muss mehr daran denken, etwas zu prüfen.