Validare la partita IVA intracomunitaria contro VIES senza blocchi

Ti scrive un cliente nuovo dalla Francia: «siamo un'azienda, fatturateci senza IVA». E tu resti a guardare lo schermo chiedendoti se sia vero, se puoi fidarti e cosa succede se poi non era così.

Quel dubbio ha una risposta ufficiale e gratuita, e ci vogliono tre secondi per toglierselo. Il fatto è che quasi nessuno lo verifica nel momento giusto.

Cos'è questa partita IVA intracomunitaria

Per vendere senza IVA a un'azienda di un altro paese UE, quell'azienda deve essere iscritta a un registro europeo degli operatori. La Commissione europea mette a disposizione una consultazione pubblica, chiamata VIES, che risponde a una sola domanda: questo numero è iscritto o no?

Sì o no. Nient'altro. E conviene sapere cosa non ti dice:

• Non ti dice se l'azienda va bene, se paga o se domani sarà ancora aperta.
• Non ti dice che chi sta compilando il modulo ci lavori davvero.
• E soprattutto, non è la stessa cosa della partita IVA di tutti i giorni. Un'azienda può avere la sua partita IVA nazionale perfettamente valida e non essere iscritta per operare con il resto d'Europa, perché quella è una pratica a parte che va chiesta espressamente.

Quest'ultimo punto è di gran lunga quello che ci genera più domande. Il cliente giura che il suo numero è corretto —e lo è— ma non vale per quello che vuole fare. Non è il tuo negozio che sbaglia.

Si verifica alla registrazione, non al pagamento

Verrebbe da controllare alla fine, quando si fa la fattura. Noi lo facciamo all'inizio, quando il cliente si registra, per due motivi molto concreti.

Il primo: un cliente a cui compare un errore rosso mentre sta pagando se ne va. Mentre compila la registrazione, invece, ha tempo, ha i documenti a portata di mano e, se qualcosa non torna, ti scrive.

Il secondo: così quando ti arriva la richiesta da approvare è già verificata. Non devi andare su nessun sito ufficiale a copiare e incollare numeri: ce l'hai davanti, con la data e l'ora della consultazione.

Verificare in fase di registrazione trasforma una grana fiscale in una decisione commerciale di due secondi.

Il dettaglio che quasi nessuno considera: a volte non risponde

È questo a separare un negozio che ha funzionato davvero da uno montato in fretta. La consultazione europea non risponde sempre: ogni paese tiene il proprio registro e, quando quello di un paese è in manutenzione o è sovraccarico, la risposta non è né «sì» né «no», è «adesso non posso rispondere».

Ed ecco l'errore classico: trattare quel «non posso rispondere» come se fosse un «no». Cioè rifiutare un cliente legittimo perché un server di un altro paese ha una brutta giornata.

La nostra regola è semplice: se non risponde non vuol dire che sia falso. La registrazione resta in sospeso con quella indicazione, tu la vedi e decidi. Quello che non facciamo mai è dare per buono ciò che non si è potuto verificare, né mandare via qualcuno per un guasto che non è suo.

E si conserva, che è la parte noiosa

Ogni verifica viene conservata con data, ora e risposta del registro europeo, associata a quel cliente. Sembra zelo eccessivo finché non arriva il giorno in cui il tuo commercialista ti chiede perché a marzo hai fatto una fattura senza IVA a un'azienda il cui numero oggi non risulta più.

Con il registro conservato, la risposta è mostrare la consultazione di quel giorno. Senza, la risposta è «mi ricordo che era a posto», che non vale come risposta.

Per il resto, non importa come il cliente scriva il numero: con spazi, con trattini, con il prefisso del paese o senza. Viene sistemato da solo prima della consultazione — il cliente ha già il suo daffare a ricordarsi il numero.

Verificare è il primo passo, non l'ultimo

Che il numero sia valido non significa che quell'ordine vada senza IVA. Dipende anche da dove spedisci la merce, ed è lì che sbaglia la maggior parte dei negozi: lo raccontiamo in quando si può fatturare senza IVA e quando no.

La verifica è dentro il modulo

La validazione contro il registro europeo, il salvataggio di ogni consultazione con la sua data e lo storico per cliente stanno nello stesso modulo della registrazione professionale e dell'esenzione IVA. Un'installazione, e smette di essere una cosa che qualcuno deve ricordarsi di controllare.