Esenzione IVA intracomunitaria in PrestaShop, applicata da sola

Arriva un ordine da un'azienda portoghese e spunta la domanda di sempre: tolgo l'IVA o no? Rispondere bene è facile quando sai da cosa dipende. Il problema è che quasi tutti credono che dipenda dal cliente, e non è così.

La regola, senza tecnicismi

Puoi fatturare senza IVA quando si verificano tre cose insieme:

1. L'acquirente è un'azienda iscritta per operare in Europa, e il suo numero è valido il giorno della vendita.
2. La merce esce dal tuo paese e arriva in un altro paese UE, e puoi dimostrarlo con il documento di trasporto o il tracking del corriere.
3. Quella vendita la dichiari poi negli elenchi riepilogativi delle cessioni intracomunitarie.

L'IVA non sparisce: la dichiara l'acquirente nel suo paese. E dal 2020 le tre condizioni pesano allo stesso modo; se ne salta una, la non imponibilità cade anche se le altre due sono perfette. Non è burocrazia minore, è la condizione.

I tre casi che confondono sempre

Nessuno riguarda il tuo negozio: è la norma, e non è intuitiva.

• Un'azienda del tuo stesso paese con numero europeo. Continui ad applicare l'IVA. Avere il numero non esenta da nulla se la merce non esce dal paese.
• Un privato di un altro paese europeo. Qui non c'è esenzione che tenga. Si applica l'IVA e, superato un certo volume di vendite, quella del suo paese.
• I territori fuori dal campo IVA dell'UE — Livigno, Campione d'Italia, Canarie, Ceuta e Melilla. Quelle sono esportazioni, con i loro documenti, e non c'entrano nulla con quanto sopra.

Non dipende da chi è il cliente, ma da chi è e da dove va il pacco. È quella «e» a rompere quasi tutti i rimedi fatti in casa.

Perché un gruppo «senza IVA» non basta

Il rimedio più diffuso è creare un gruppo clienti allo 0 % e metterci dentro gli europei. Funziona fino alla prima eccezione, e la prima eccezione arriva subito: quello stesso cliente ti chiede di spedire l'ordine al suo magazzino qui vicino, oppure cambia l'indirizzo di consegna all'ultimo passaggio.

Il gruppo dice chi è il cliente. Ma la non imponibilità dipende anche da dove va la merce, quindi la decisione va presa su ogni ordine, non una volta sola sull'anagrafica. È ciò che fa il modulo: guarda l'ordine concreto —il cliente, il suo numero verificato e l'indirizzo di consegna— e decide se quella spedizione porta IVA o no.

E lo fa per la via normale del negozio: non inventa prezzi e non tocca importi a mano, dice solo a PrestaShop quale imposta si applica. Così conti e report restano quadrati, ed è quello che il tuo commercialista apprezza.

Cosa deve dire la fattura

Una fattura senza IVA che non spiega perché è senza IVA è incompleta. Devono comparire entrambi i numeri europei, il tuo e quello del cliente, più una frase che dica che l'IVA la assolve l'acquirente (la formula abituale cita l'inversione contabile o l'articolo 138 della direttiva europea).

È una riga di testo. Ed è la prima riga che guarda chiunque venga a controllare.

L'errore che costa caro

È sempre lo stesso: non applicare l'IVA perché il cliente dice di essere un'azienda europea. Senza verificare il numero, senza conservare quella verifica e senza poter dimostrare che la merce è uscita dal paese.

Se la cosa viene controllata, l'IVA non applicata la metti tu, con le sanzioni, e non c'è più nessuno a cui chiederla: quell'ordine è partito un anno e mezzo fa. Per questo l'impostazione è al contrario: verificare prima, conservare sempre e decidere ordine per ordine.

Com'è quando funziona

Con i pezzi al loro posto, nel quotidiano nessuno deve ricordarsi niente. Il cliente si registra e il suo numero viene verificato da solo; tu approvi l'account; e da lì in poi ogni ordine esce con o senza IVA a seconda di dove va, senza che nessuno decida a occhio.

La differenza si nota soprattutto in quello che smette di succedere: fatture rifatte, email del tipo «mi avete addebitato l'IVA e non dovevate» e quella cartella di casi strani che rivedi a fine trimestre.

Dove sta tutto questo

La regola di non imponibilità risolta su ogni ordine, la verifica della partita IVA e il registro delle consultazioni fanno parte dello stesso modulo B2B. Si installa, si configura con i tuoi paesi e non ci sono più decisioni a occhio in fatturazione.