Valider le numéro de TVA intracommunautaire sans bloquer l'inscription

Un nouveau client italien vous écrit : « nous sommes une entreprise, facturez-nous sans TVA ». Et vous restez devant l'écran à vous demander si c'est vrai, si vous pouvez le croire sur parole et ce qui se passe si finalement non.

Ce doute a une réponse officielle et gratuite, et il faut trois secondes pour la trouver. Le problème, c'est que presque personne ne la vérifie au bon moment.

C'est quoi, ce numéro de TVA intracommunautaire

Pour vendre sans TVA à une entreprise d'un autre pays de l'UE, cette entreprise doit être inscrite dans un registre européen des opérateurs. La Commission européenne propose une consultation publique, appelée VIES, qui répond à une seule question : ce numéro est-il inscrit, oui ou non ?

Oui ou non. Rien d'autre. Et il vaut mieux savoir ce qu'elle ne vous dit pas :

• Elle ne vous dit pas si l'entreprise se porte bien, si elle paie ou si elle sera encore ouverte demain.
• Elle ne vous dit pas que la personne qui remplit le formulaire y travaille vraiment.
• Et surtout, ce n'est pas le même numéro que le numéro fiscal habituel. Une entreprise peut avoir un numéro national parfaitement valide sans être inscrite pour commercer avec le reste de l'Europe, car c'est une démarche à part, à demander expressément.

Ce dernier point est de loin celui qui nous vaut le plus de questions. Le client jure que son numéro est bon —et il l'est— mais il ne vaut pas pour ce qu'il veut faire. Ce n'est pas votre boutique qui déraille.

On vérifie à l'inscription, pas au paiement

Le réflexe serait de vérifier à la fin, au moment de la facture. Nous le faisons au début, quand le client s'inscrit, pour deux raisons très terre à terre.

La première : un client qui voit une erreur rouge pendant qu'il paie s'en va. Alors qu'en remplissant son inscription, il a le temps, il a ses papiers sous la main et, si quelque chose cloche, il vous écrit.

La seconde : ainsi, quand la demande arrive pour validation, elle est déjà vérifiée. Pas besoin d'aller sur un site officiel copier-coller des numéros : vous l'avez sous les yeux, avec la date et l'heure de la consultation.

Vérifier à l'inscription transforme un casse-tête fiscal en décision commerciale de deux secondes.

Le détail que presque personne n'anticipe : parfois, ça ne répond pas

C'est ce qui distingue une boutique qui a réellement tourné d'une autre montée à la va-vite. La consultation européenne ne répond pas toujours : chaque pays tient son propre registre et, quand celui d'un pays est en maintenance ou saturé, la réponse n'est ni « oui » ni « non », c'est « je ne peux pas répondre maintenant ».

Et voilà l'erreur classique : traiter ce « je ne peux pas répondre » comme un « non ». Autrement dit, refuser un client légitime parce qu'un serveur d'un autre pays passe une mauvaise journée.

Notre règle est simple : une absence de réponse ne veut pas dire que c'est faux. L'inscription reste en attente avec cette mention, vous la voyez et vous décidez. Ce que nous ne faisons jamais, c'est valider ce qui n'a pas pu être vérifié, ni écarter quelqu'un pour une panne qui n'est pas la sienne.

Et on le conserve, c'est la partie ennuyeuse

Chaque vérification est conservée avec sa date, son heure et la réponse du registre européen, rattachée à ce client. Cela paraît excessif jusqu'au jour où votre comptable vous demande pourquoi, en mars, vous avez fait une facture sans TVA à une entreprise dont le numéro n'apparaît plus aujourd'hui.

Avec l'historique, la réponse consiste à montrer la consultation de ce jour-là. Sans lui, la réponse est « je me souviens que c'était bon », ce qui ne compte pas comme réponse.

Pour le reste, peu importe comment le client saisit le numéro : avec des espaces, des tirets, le préfixe du pays ou non. Tout cela est remis en forme automatiquement avant la consultation — le client a déjà assez à faire pour retrouver son numéro.

Vérifier est la première étape, pas la dernière

Un numéro valide ne signifie pas que cette commande partira sans TVA. Cela dépend aussi de l'endroit où vous expédiez la marchandise, et c'est là que la plupart des boutiques se trompent : nous l'expliquons dans quand on peut facturer sans TVA et quand on ne peut pas.

La vérification est dans le module

La validation auprès du registre européen, l'enregistrement de chaque consultation avec sa date et l'historique par client sont dans le même module que l'inscription professionnelle et l'exonération de TVA. Une installation, et cela cesse d'être une chose dont il faut se souvenir.