Te escribe un cliente nuevo de Italia: «somos una empresa, mándanos la factura sin IVA». Y tú te quedas mirando la pantalla pensando si eso es verdad, si te puedes fiar y qué pasa si resulta que no.
Esa duda tiene una respuesta oficial y gratuita, y se tarda tres segundos en resolverla. Lo que pasa es que casi nadie la comprueba en el momento adecuado.
Para vender sin IVA a una empresa de otro país de la UE, esa empresa tiene que estar dada de alta en un registro europeo de operadores. La Comisión Europea tiene una consulta pública, llamada VIES, que responde a una sola pregunta: este número, ¿está dado de alta o no?
Sí o no. Nada más. Y conviene saber lo que no te dice:
Ese último punto es, de largo, el que más consultas nos genera. El cliente jura que su número es correcto —y lo es— pero no sirve para lo que quiere hacer. No es que tu tienda esté fallando.
Lo lógico parece comprobarlo al final, cuando se hace la factura. Nosotros lo hacemos al principio, cuando el cliente se registra, por dos motivos muy terrenales.
El primero: un cliente al que le sale un error rojo mientras está pagando, se va. En cambio, mientras rellena el alta tiene tiempo, tiene los papeles a mano y, si algo no cuadra, te escribe.
El segundo: así cuando te llega la solicitud para aprobarla ya viene con el dato comprobado. No tienes que ir a ninguna web oficial a copiar y pegar números: lo tienes delante, con la fecha y la hora en que se consultó.
Comprobarlo en el alta convierte un lío fiscal en una decisión comercial de dos segundos.
Esto es lo que separa una tienda que ha funcionado de verdad de una que se montó en un rato. La consulta europea no siempre responde: cada país mantiene su propio registro y, cuando el de un país está en mantenimiento o va saturado, la respuesta no es «sí» ni «no», es «ahora mismo no puedo contestar».
Y ahí está el error clásico: tratar ese «no puedo contestar» como si fuera un «no». Es decir, rechazar a un cliente legítimo porque un servidor de otro país tiene un mal día.
Nuestra regla es sencilla: que no conteste no significa que sea falso. El alta se queda pendiente con esa marca, tú la ves y decides. Lo que nunca hacemos es dar por bueno lo que no se ha podido comprobar, ni echar a alguien por una avería que no es suya.
Cada comprobación se guarda con su fecha, su hora y lo que contestó el registro europeo, asociada a ese cliente. Suena a exceso de celo hasta el día en que tu asesor te pregunta por qué en marzo hiciste una factura sin IVA a una empresa cuyo número hoy ya no consta.
Con el registro guardado, la respuesta es enseñar la consulta de aquel día. Sin él, la respuesta es «me acuerdo de que estaba bien», que no vale como respuesta.
Por lo demás, da igual cómo escriba el cliente el número: con espacios, con guiones, con el prefijo del país delante o sin él. Eso se ordena solo antes de consultar, que bastante tiene el cliente con acordarse del número.
Que el número esté bien no significa que ese pedido vaya sin IVA. Depende también de a dónde envíes la mercancía, y ahí es donde se equivocan la mayoría de las tiendas: lo contamos en cuándo se puede facturar sin IVA y cuándo no.
La validación contra el registro europeo, el guardado de cada consulta con su fecha y el historial por cliente van en el mismo módulo que el alta profesional y la exención de IVA. Una instalación, y deja de ser algo que alguien tiene que acordarse de mirar.
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