Conectar PrestaShop con Sage: qué se sincroniza y por dónde

Martes, once de la mañana. Entra un pedido de doce unidades de una referencia de la que en Sage quedan cuatro: las otras ocho salieron ayer por albarán, y la tienda no se enteró porque el Excel del stock se sube los lunes. Ahora alguien tiene que llamar al cliente, y ese cliente ya ha pagado.

Sage está en muchísimas oficinas de este país, y no es un programa sino tres o cuatro que se parecen poco entre sí: Sage 50, Sage 200, Sage X3, Sage Active. Cada uno abre los datos por una puerta distinta, pero todos abren alguna.

Conviene decirlo claro antes de seguir: no somos partner de Sage ni lo vendemos. Un partner te implanta el ERP y te lo mantiene. Lo nuestro es la tienda: sabemos por dónde entra y sale la información en cada versión, y sabemos qué necesita PrestaShop para que el catálogo entre bien y el pedido salga completo. Si ya tienes partner, trabajamos con él sin pisarnos.

El planteamiento es el mismo que en el caso de Go!Manage y Aunabase: Sage manda en el precio y el stock, la tienda manda en la venta, y el pedido vuelve solo. Lo que cambia aquí es la fontanería.

Qué Sage tienes y por dónde se conecta

Lo primero que preguntamos es qué Sage tienes y en qué versión, porque de eso depende la puerta. No hace falta que lo sepas de memoria: lo tiene quien te lo mantiene.

Sage 50

El antiguo ContaPlus y FacturaPlus. Vive en el servidor de la oficina o en un escritorio remoto, y su fuerte es el día a día de una pyme: artículos, tarifas, tallas y colores, clientes con su forma de pago y su recargo de equivalencia. Se conecta por su API si la versión la trae, por la propia base de datos si no, o con las guías de datos de importación y exportación que lleva de serie, programadas para que nadie tenga que pulsar nada. Sage ofrece una tienda propia ya conectada; si tienes tu PrestaShop y quieres conservarla, lo que se conecta es la tuya.

Sage 200

El antiguo Murano, sobre SQL Server. Es la versión con más caminos: Sage Soluciones Conectadas abre una API REST con OData que el administrador activa desde la consola, hay servicios web SOAP para la lógica de negocio, y siempre queda la lectura directa de la base de datos con un usuario de solo lectura. Con Sage 200 el stock por almacén y las tarifas por cliente llegan tal cual, sin inventos.

Sage X3

El Sage de las empresas con varias sociedades y varios almacenes. Expone servicios web REST y SOAP, y suele tener detrás un equipo que ya ha integrado otras cosas: con ellos el mapa de datos se cierra en una reunión.

Sage Active y Sage Business Cloud

Las versiones en la nube. API REST, sin servidor en la oficina y sin VPN: la tienda habla con Sage igual que habla con la pasarela de pago.

Qué viaja de Sage a la tienda

Lo que ve tu cliente sale de lo que ya tienes dado de alta, y se mantiene solo:

• Artículos y familias. Cada familia y subfamilia de Sage se convierte en una categoría de la tienda, o se agrupa como tú vendes, que no siempre es como compras.
• Tarifas. La tarifa general para el público y las tarifas por cliente o por grupo para los profesionales: cada uno entra y ve su precio. Cómo se enseña el catálogo solo a los clientes aprobados lo contamos en la tienda B2B en PrestaShop.
• Stock por almacén. Se suma el de todos, se elige uno o se descuenta lo reservado. Sin existencias la referencia se sigue viendo, pero no se puede añadir al carrito hasta que vuelva a haber.
• Tallas y colores. Un artículo con tallas y colores en Sage es un producto con combinaciones en la tienda, cada una con su stock y su código de barras.
• IVA y recargo de equivalencia. El tipo de cada artículo y el régimen de cada cliente se respetan: quien lleva recargo lo ve en su precio y en su factura.
• Ofertas y bajas. Lo que en Sage entra en tarifa de oferta cae en la categoría de ofertas; lo que se da de baja deja de venderse sin que nadie se acuerde.

La tienda no es otro sitio donde guardar el catálogo. Es el escaparate de lo que ya está en Sage.

Y del pedido, de vuelta a Sage

La mitad interesante va en sentido contrario. Cuando el cliente paga, el pedido entra en Sage como pedido o como albarán, según cómo trabajes:

• El cliente se localiza por NIF; si no existe, se da de alta con sus direcciones y su forma de pago.
• Las líneas llevan la referencia de Sage, no la de la tienda, con su cantidad, su precio aplicado y su descuento.
• Los portes entran como línea, y la forma de pago de la tienda se traduce a la que Sage entiende: tarjeta, transferencia, contra reembolso.
• La serie y el almacén los decides tú una vez, y valen para todos los pedidos de la web.

Después el camino sigue: cuando en Sage el pedido se sirve, la tienda cambia el estado y avisa al cliente; y si la factura la hace Sage, el PDF aparece en su cuenta de la tienda. En la ficha del pedido del panel se ve si entró en Sage, cuándo y con qué número, y hay un botón para volver a enviarlo. Se acabó el «cuando pueda lo paso».

Las cuatro decisiones que hacen que aguante

Una integración se juzga a los seis meses, no el día que se enciende. Estas son las que evitan los problemas clásicos:

1. El precio y el stock se editan en un solo sitio. En Sage. Una tienda donde también se pueden tocar a mano acaba discutiendo consigo misma, y siempre gana la discusión el día de más ventas.
2. Lo que se escribe a mano no se pisa. Cuando alguien mejora el nombre de un producto, reescribe la descripción o sube una foto mejor, la siguiente sincronización respeta ese trabajo.
3. La actualización va por tandas y sabe reanudar. Un catálogo grande se procesa por bloques y, si se corta, continúa donde iba. La tienda nunca cierra «por mantenimiento».
4. Todo deja registro. Cada pasada, cada pedido enviado y cada fallo quedan escritos, y un fallo avisa. Lo que no se ve no se arregla.

Lo que hace falta por tu parte

Cuando alguien nos pregunta por esto, lo que necesitamos saber es poco:

• Qué Sage tienes y en qué versión, y quién te lo mantiene.
• Un usuario de conexión: de la API, de la base de datos o de la carpeta donde deja los ficheros.
• Qué quieres que viaje y en qué sentido: catálogo, tarifas, stock, pedidos, clientes, facturas.
• Y una decisión comercial: si vendes a profesionales con precios cerrados, si abres al público general o las dos cosas a la vez.

Con eso se monta una primera pasada de prueba en una copia de tu tienda, y ves tu catálogo de verdad dentro de PrestaShop antes de decidir nada más. Cómo lo planteamos con el resto de sistemas —Business Central, a3ERP, Odoo, Holded, SAP, Salesforce— está en la página de integraciones con ERP.

¿Tienes Sage al día y la tienda a mano? Escríbenos con la versión que usas y qué te gustaría que viajara, y te decimos por dónde se conecta y en qué orden.

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