Innergemeinschaftliche Steuerbefreiung in PrestaShop, ganz von selbst

Eine Bestellung kommt von einem portugiesischen Unternehmen und schon steht die übliche Frage im Raum: Ziehe ich die Umsatzsteuer ab oder nicht? Richtig zu antworten ist einfach, sobald man weiß, wovon es wirklich abhängt. Das Problem ist, dass fast alle denken, es hänge vom Kunden ab – und das tut es nicht.

Die Regel, ohne Fachchinesisch

Sie dürfen ohne Umsatzsteuer abrechnen, wenn drei Dinge gleichzeitig zutreffen:

1. Der Käufer ist ein Unternehmen, das für den innergemeinschaftlichen Handel registriert ist, und seine Nummer ist am Tag des Verkaufs gültig.
2. Die Ware verlässt Ihr Land und kommt in einem anderen EU-Land an, und Sie können das mit Lieferschein oder Sendungsverfolgung des Versanddienstleisters belegen.
3. Sie melden diesen Verkauf anschließend in Ihrer Zusammenfassenden Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen.

Die Umsatzsteuer verschwindet nicht: Der Käufer meldet sie in seinem eigenen Land an. Und seit 2020 wiegen alle drei Bedingungen gleich schwer; fällt eine weg, fällt die Befreiung, auch wenn die anderen beiden makellos sind. Das ist keine Nebensächlichkeit, das ist die Bedingung selbst.

Die drei Fälle, die alle durcheinanderbringen

Keiner davon hat mit Ihrem Shop zu tun: Es ist die Regel, und sie ist nicht intuitiv.

• Ein Unternehmen aus Ihrem eigenen Land mit EU-Nummer. Sie berechnen weiterhin Umsatzsteuer. Die Nummer befreit von nichts, wenn die Ware das Land nie verlässt.
• Eine Privatperson in einem anderen europäischen Land. Hier gibt es überhaupt keine Befreiung. Sie berechnen Umsatzsteuer, und ab einem bestimmten Umsatz die ihres Landes.
• Gebiete außerhalb des Umsatzsteuergebiets der EU – die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla, die französischen Überseegebiete. Das sind Ausfuhren mit eigenen Formalitäten und haben mit dem Obigen nichts zu tun.

Es hängt nicht davon ab, wer der Kunde ist, sondern davon, wer er ist und wohin das Paket geht. Dieses „und“ bringt fast jede selbstgebaute Lösung zu Fall.

Warum eine Kundengruppe „ohne Umsatzsteuer“ nicht reicht

Die häufigste Behelfslösung ist, eine 0-%-Kundengruppe anzulegen und die europäischen Kunden hineinzustecken. Das funktioniert bis zur ersten Ausnahme, und die erste Ausnahme kommt sofort: Derselbe Kunde bittet Sie, die Bestellung an sein Lager um die Ecke zu schicken, oder ändert die Lieferadresse im letzten Schritt.

Die Gruppe sagt, wer der Kunde ist. Aber die Befreiung hängt auch davon ab, wohin die Ware geht – die Entscheidung muss also bei jeder Bestellung fallen, nicht einmal im Kundendatensatz. Genau das macht das Modul: Es sieht sich die tatsächliche Bestellung an – den Kunden, seine geprüfte Nummer und die Lieferadresse – und entscheidet, ob diese Sendung Umsatzsteuer trägt oder nicht.

Und es tut das über die normale Mechanik des Shops: Es erfindet keine Preise und ändert keine Beträge von Hand, es sagt PrestaShop nur, welche Steuer gilt. So gehen Buchhaltung und Auswertungen weiter auf – und dafür wird Ihnen Ihr Steuerberater danken.

Was auf der Rechnung stehen muss

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, die nicht erklärt, warum sie keine trägt, ist unvollständig. Beide europäischen Nummern müssen erscheinen, Ihre und die des Kunden, dazu eine Zeile, die besagt, dass der Käufer die Umsatzsteuer schuldet (üblich ist ein Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft oder auf Artikel 138 der europäischen Richtlinie).

Das ist eine Zeile Text. Und es ist die erste Zeile, auf die jeder schaut, der Ihre Bücher prüft.

Der Fehler, der teuer wird

Es ist immer derselbe: keine Umsatzsteuer zu berechnen, weil der Kunde sagt, er sei ein europäisches Unternehmen. Ohne die Nummer zu prüfen, ohne diese Prüfung aufzubewahren und ohne belegen zu können, dass die Ware das Land verlassen hat.

Wird das geprüft, zahlen Sie die nicht berechnete Umsatzsteuer aus eigener Tasche, mit Zuschlag obendrauf, und es ist niemand mehr da, von dem Sie sie holen könnten: Diese Bestellung ging vor achtzehn Monaten raus. Deshalb läuft der ganze Ansatz andersherum: erst prüfen, immer aufbewahren und Bestellung für Bestellung entscheiden.

Wie es aussieht, wenn es läuft

Sind die Teile an ihrem Platz, muss sich im Alltag niemand mehr etwas merken. Der Kunde registriert sich und seine Nummer wird automatisch geprüft; Sie geben das Konto frei; und von da an geht jede Bestellung mit oder ohne Umsatzsteuer raus, je nachdem, wohin sie geht – ohne dass jemand hinschaut.

Der Unterschied zeigt sich vor allem an dem, was aufhört: neu ausgestellte Rechnungen, E-Mails mit „Mir wurde Umsatzsteuer berechnet, obwohl nicht hätte sein dürfen“, und dieser Ordner mit Sonderfällen, den Sie am Ende jedes Quartals durchgehen.

Wo das steckt

Die bei jeder Bestellung aufgelöste Befreiungsregel, die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Protokoll der Abfragen gehören alle zum selben B2B-Modul. Installieren, Ihre Länder einstellen – und beim Rechnungstellen muss niemand mehr abwägen.