Conectar PrestaShop con GoManage y Aunabase: un caso real

Once de la noche. Un instalador entra en la tienda desde el móvil, mete tres metros de canal, una caja de mecanismos y un diferencial, y paga. A la mañana siguiente, en el almacén, resulta que de esa caja quedaba una: las otras dos salieron por mostrador el viernes a las seis y media.

El cliente no ha hecho nada mal y la tienda tampoco. Lo que pasa es que la tienda y el almacén viven en dos sitios distintos —la web por un lado, el ERP por otro— y entre ellos hay una persona copiando precios y existencias cuando le queda un rato.

Esto es lo que montamos para un distribuidor de material eléctrico y fontanería que trabaja con dos herramientas muy conocidas en el sector: Go!Manage, el ERP de Telematel, y Aunabase, la base de datos de producto del grupo Aúna Distribución.

El punto de partida: dos sistemas que ya funcionaban

La empresa no tenía un problema de software. Tenía el ERP al día, con casi treinta mil artículos dados de alta, sus tarifas y su stock por almacén. Y tenía acceso a Aunabase, que es donde los fabricantes del grupo dejan las fichas buenas: el nombre comercial de verdad, la descripción técnica, las fotos, el código de barras, la marca, en qué unidades se vende cada cosa.

Lo que no tenía era tienda. Y la tentación, cuando montas una, es rellenarla a mano: exportar un Excel, subirlo, retocar, y a los tres meses tener un tercer catálogo que no se parece a ninguno de los otros dos.

La tienda no es otro sitio donde guardar el catálogo. Es el escaparate de lo que ya está en el ERP.

Con esa idea, el trabajo dejó de ser «meter productos en PrestaShop» y pasó a ser otra cosa mucho más sencilla de explicar: repartir quién manda sobre qué.

Quién manda sobre qué

Todo el proyecto se sostiene en este reparto, y es la parte que conviene tener clara antes de tocar nada:

• El ERP manda en el negocio. Qué referencias se venden, a qué precio, cuántas quedan y cuáles están en tarifa de oferta. Eso no se toca desde la tienda.
• Aunabase manda en cómo se cuenta el producto. Nombre, descripción, imágenes, marca, fabricante, código de barras, familia y unidad mínima de venta.
• La tienda manda en la venta. La portada, las campañas, los textos propios, los envíos y el trato con el cliente.

De los casi treinta mil artículos del ERP, la tienda enseña una selección de 16.700 referencias: las que el distribuidor quiere vender online. El resto siguen en el ERP y no aparecen. Ampliar o recortar esa lista es una decisión comercial que se toma en el ERP, no una tarea de mantenimiento de la web.

Lo que ve el cliente

El día a día de la tienda, ya montada, se parece bastante a esto:

• Fichas que se entienden. Cada producto llega con su nombre comercial, su descripción técnica, sus fotos y su marca, no con un «REF 4021 BLANCO» y una foto genérica. Es lo que hace que la ficha compita en Google, que es de donde llega la mitad de la gente — lo contábamos en por dónde empezar cuando tu tienda no aparece.
• Precio y existencias que son los del almacén. No los de la última exportación.
• Sin stock, no se vende. La referencia se sigue viendo —interesa que Google la conozca y que el cliente sepa que la trabajas—, pero no se puede añadir al carrito hasta que vuelva a haber unidades.
• Cada cosa en su unidad. Si una referencia se sirve en cajas de diez, la tienda no deja pedir siete. La unidad mínima viene de la ficha del fabricante, así que el pedido entra bien servido.
• Las bajas desaparecen solas. Cuando una referencia se da de baja, deja de estar a la venta sin que nadie tenga que acordarse.
• Las ofertas se colocan solas. Lo que en el ERP está en tarifa de oferta cae en la categoría de ofertas de la tienda, y sale de ella igual de solo cuando la tarifa cambia.

Nada de esto lo mantiene una persona. Es lo mismo que ya se mantiene en el ERP y en Aunabase, visto desde la web.

Y el pedido, de vuelta

La mitad interesante de una integración es la que va en sentido contrario. Cuando el cliente paga, el pedido entra en Go!Manage con sus líneas, sus cantidades, la dirección de entrega, la de facturación y la forma de pago traducida a la que el ERP entiende. Nadie lo teclea otra vez.

Y como esto tiene que ser comprobable, en la ficha del pedido del panel se ve si entró en el ERP o no, y hay un botón para volver a enviarlo. Ese es el cambio real para la empresa: se acabó el «cuando pueda lo paso al ERP». El almacén ve el pedido donde ve todos los demás.

Las tres decisiones que hacen que aguante

Una integración se juzga a los seis meses, no el día que se enciende. Estas son las tres que evitan los problemas clásicos:

1. El precio y el stock se editan en un solo sitio. En el ERP. Una tienda donde también se pueden tocar a mano acaba discutiendo consigo misma, y siempre gana la discusión el día de más ventas.
2. Lo que se escribe a mano no se pisa. Cuando alguien mejora el nombre de un producto, reescribe la descripción o sube una foto mejor, la actualización siguiente respeta ese trabajo. Sin esta regla, nadie vuelve a retocar una ficha.
3. La actualización va por tandas y sabe reanudar. Un catálogo de este tamaño no se refresca de una sentada: se procesa por bloques y, si se corta, continúa donde iba. La tienda nunca tiene que cerrar «por mantenimiento» ni deja el catálogo a medias.

Lo que hace falta por tu parte

Cuando alguien nos pregunta por esto, lo que necesitamos saber es poco:

• Un usuario de conexión a tu Go!Manage, que te facilita tu proveedor del ERP.
• Tus credenciales de Aunabase, si eres empresa asociada al grupo.
• La selección de referencias que quieres vender online y en qué familias quieres agruparlas.
• Y una decisión comercial: si vendes a profesionales con precios cerrados, si abres al público general o las dos cosas a la vez. Sobre esto último escribimos aparte, en cómo enseñar el catálogo solo a los clientes aprobados.

Con eso ya se puede montar una primera pasada de prueba y ver el catálogo real dentro de la tienda antes de decidir nada más.

Si trabajas con Go!Manage o con Aunabase

Conocemos las dos por dentro y sabemos dónde suelen doler: las referencias que el ERP tiene duplicadas, las familias que no encajan con cómo compra el cliente, los productos sin foto, las tarifas especiales. Nada de eso es raro y nada de eso impide salir.

Y si tu ERP es otro, el planteamiento es el mismo: el ERP manda en precio y stock, el catálogo bueno manda en las fichas, y los pedidos vuelven solos.

¿Tienes el ERP al día y la tienda a mano? Cuéntanos qué usas y te decimos qué se puede conectar y en qué orden.

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