Collegare PrestaShop a GoManage e Aunabase: un caso reale

Undici di sera. Un installatore apre il negozio dal telefono, mette tre metri di canalina, una scatola di frutti elettrici e un differenziale, e paga. La mattina dopo, in magazzino, di quella scatola ne era rimasta una: le altre due sono uscite dal banco venerdì alle sei e mezza.

Il cliente non ha sbagliato nulla, e nemmeno il negozio. Il punto è che il negozio e il magazzino vivono in due posti diversi — il sito da una parte, l'ERP dall'altra — e in mezzo c'è una persona che ricopia prezzi e giacenze quando ha un momento.

Questo è quello che abbiamo montato per un distributore di materiale elettrico e idraulico che lavora con due strumenti molto noti nel settore: Go!Manage, l'ERP di Telematel, e Aunabase, la banca dati di prodotto del gruppo Aúna Distribución.

Il punto di partenza: due sistemi che già funzionavano

L'azienda non aveva un problema di software. Aveva l'ERP aggiornato, con quasi trentamila articoli a catalogo, i suoi listini e la giacenza per magazzino. E aveva accesso ad Aunabase, dove i fabbricanti del gruppo pubblicano le schede buone: il vero nome commerciale, la descrizione tecnica, le foto, il codice a barre, la marca, l'unità in cui si vende ogni articolo.

Quello che non aveva era il negozio. E la tentazione, quando lo si monta, è riempirlo a mano: esportare un foglio di calcolo, caricarlo, ritoccare, e dopo tre mesi ritrovarsi con un terzo catalogo che non somiglia a nessuno degli altri due.

Il negozio non è un altro posto dove tenere il catalogo. È la vetrina di ciò che è già nell'ERP.

Con questa idea, il lavoro ha smesso di essere «caricare i prodotti su PrestaShop» ed è diventato una cosa molto più facile da spiegare: decidere chi comanda su cosa.

Chi comanda su cosa

Tutto il progetto si regge su questa divisione, ed è la parte da chiarire prima di toccare qualsiasi cosa:

• L'ERP comanda sul commerciale. Quali referenze si vendono, a che prezzo, quante ne restano e quali sono a listino promozionale. Niente di tutto ciò si modifica dal negozio.
• Aunabase comanda su come si racconta il prodotto. Nome, descrizione, immagini, marca, fabbricante, codice a barre, famiglia e unità minima di vendita.
• Il negozio comanda sulla vendita. La home, le campagne, i testi propri, le spedizioni e il rapporto con il cliente.

Dei quasi trentamila articoli dell'ERP, il negozio ne mostra una selezione di 16.700 referenze: quelle che il distributore vuole vendere online. Le altre restano nell'ERP e non compaiono. Allargare o ridurre quell'elenco è una decisione commerciale che si prende nell'ERP, non un lavoro di manutenzione del sito.

Quello che vede il cliente

Nel quotidiano, a impianto finito, il negozio si comporta così:

• Schede che si capiscono. Ogni prodotto arriva con il suo nome commerciale, la descrizione tecnica, le foto e la marca, non con un «REF 4021 BIANCO» e un'immagine generica. È ciò che permette alla scheda di competere su Google, da dove arriva metà delle persone — ne parlavamo in da dove partire quando il negozio non compare.
• Prezzi e giacenze che sono quelli del magazzino. Non quelli dell'ultima esportazione.
• Senza giacenza non si vende. La referenza resta visibile — conviene che Google la conosca e che il cliente sappia che la trattate — ma non si può mettere nel carrello finché non tornano i pezzi.
• Ogni cosa nella sua unità. Se una referenza si serve in scatole da dieci, il negozio non ne fa ordinare sette. L'unità minima arriva dalla scheda del fabbricante, così l'ordine entra già pronto da preparare.
• Le referenze fuori produzione spariscono da sole. Quando una referenza viene ritirata, smette di essere in vendita senza che nessuno debba ricordarsene.
• Le offerte si sistemano da sole. Ciò che nell'ERP è a listino promozionale finisce nella categoria offerte del negozio, e ne esce altrettanto in silenzio quando il listino cambia.

Niente di tutto questo lo mantiene una persona. È la stessa informazione già tenuta aggiornata nell'ERP e in Aunabase, vista dal web.

E l'ordine, di ritorno

La metà interessante di un'integrazione è quella che va nel senso contrario. Quando il cliente paga, l'ordine entra in Go!Manage con le sue righe, le quantità, l'indirizzo di consegna, quello di fatturazione e il metodo di pagamento tradotto in quello che l'ERP capisce. Nessuno lo ridigita.

E poiché deve essere verificabile, nella scheda dell'ordine del pannello si vede se è arrivato all'ERP oppure no, con un pulsante per rimandarlo. È il cambiamento vero per l'azienda: basta con il «appena posso lo passo all'ERP». Il magazzino vede l'ordine dove vede tutti gli altri.

Le tre decisioni che lo fanno durare

Un'integrazione si giudica dopo sei mesi, non il giorno in cui si accende. Queste sono le tre che evitano i problemi classici:

1. Prezzo e giacenza si modificano in un solo posto. Nell'ERP. Un negozio dove si possono cambiare anche a mano finisce per contraddirsi, e la contraddizione arriva sempre nel giorno di maggior lavoro.
2. Quello che si scrive a mano non si sovrascrive. Quando qualcuno migliora il nome di un prodotto, riscrive una descrizione o carica una foto migliore, l'aggiornamento successivo rispetta quel lavoro. Senza questa regola, nessuno ritocca più una scheda.
3. L'aggiornamento va a blocchi e sa riprendere. Un catalogo di questa dimensione non si aggiorna in una volta sola: si elabora a blocchi e, se si interrompe, riparte da dov'era. Il negozio non deve mai chiudere «per manutenzione» né restare con il catalogo a metà.

Cosa serve da parte vostra

Quando ci chiedono di questo, quello che ci serve sapere è poco:

• Un utente di connessione al vostro Go!Manage, che vi fornisce il vostro referente dell'ERP.
• Le vostre credenziali Aunabase, se siete un'azienda associata al gruppo.
• La selezione di referenze che volete vendere online e come volete raggrupparle in famiglie.
• E una decisione commerciale: se vendete a professionisti con prezzi concordati, se aprite al pubblico generale o entrambe le cose insieme. Di questo abbiamo scritto a parte, in come mostrare il catalogo solo ai clienti approvati.

Con questo si può già lanciare una prima passata di prova e guardare il catalogo vero dentro il negozio prima di decidere altro.

Se lavorate con Go!Manage o con Aunabase

Le conosciamo entrambe da dentro e sappiamo dove di solito fanno male: le referenze che l'ERP ha doppie, le famiglie che non corrispondono a come compra il cliente, i prodotti senza foto, i listini speciali. Niente di tutto ciò è raro e niente impedisce di andare online.

E se il vostro ERP è un altro, l'impostazione è la stessa: l'ERP comanda su prezzo e giacenza, il catalogo buono comanda sulle schede, e gli ordini tornano da soli.

Avete l'ERP aggiornato e il negozio ancora da fare? Raccontateci cosa usate e vi diciamo cosa si può collegare, e in che ordine.

Raccontaci il tuo caso