Il sito della tua attività, con prenotazioni e WhatsApp automatico

Una piccola attività di solito vive in tre posti contemporaneamente: un sito che nessuno tocca da quattro anni, un'agenda di carta con gli appuntamenti e un telefono con venti conversazioni senza risposta. E i tre vanno ognuno per conto proprio.

Succede nei parrucchieri, nei barbieri, nei centri estetici, negli studi medici, in fisioterapia, dai tatuatori, nelle autoscuole e nei ristoranti. Quasi nessuno perde clienti per il prezzo o per come li tratta: li perde perché il suo sito non invita a prenotare, perché l'agenda vive su un quaderno e perché non si può rispondere al telefono mentre si lavora.

BookflowR mette insieme queste tre cose: un sito pubblicato in pochi minuti, l'agenda degli appuntamenti dentro e i messaggi di WhatsApp, Facebook, Instagram e Telegram che si rispondono da soli. Andiamo con ordine.

Uno: il tuo sito, online questo pomeriggio

Crei l'account, dici di cosa ti occupi, a che ora apri e che cosa offri. Con questo hai già un sito pubblico finito: il tuo logo, i tuoi colori, i tuoi servizi con il prezzo, le tue foto, gli orari, la mappa e il pulsante per prenotare al suo posto.

Non è un modello lasciato a metà da riempire. Sono design finiti e diversi per settore — un barbiere non somiglia per niente a uno studio medico — e anche il piano gratuito ne riceve uno buono, perché un sito brutto è pubblicità contro di te.

• Si modifica senza saperne niente. Cambi i testi, carichi foto, sposti i blocchi e metti il modulo di prenotazione dove vuoi.
• Con altre pagine, se ti servono: chi siamo, prezzi, una sezione novità, il menu del ristorante.
• Con il dominio che già usi, se ne hai uno, certificato di sicurezza incluso.
• In nove lingue, così un cliente straniero lo legge nella sua.

E la parte che quasi nessuno fa a mano: i titoli, le descrizioni e i dati che servono a Google per capire che sei un parrucchiere a Vigo, con orario e telefono, si scrivono da soli. È metà della strada di cui parlavamo in da dove iniziare quando non compari su Google.

Il sito ce l'hai già e non vuoi toccarlo? Allora prendi solo il pulsante: copi due righe, le incolli nella tua pagina e la prenotazione funziona lì dentro, con i tuoi colori.

Due: gli appuntamenti entrano da soli, senza telefonate

La prenotazione sta dentro quel sito, che è poi il motivo per cui esiste. Il cliente sceglie il servizio, vede gli orari davvero liberi e lascia nome e telefono. Senza account, senza password e senza installare niente: ogni passaggio in più è gente che si perde per strada.

Gli orari che vede sono esattamente quelli che puoi coprire. Si calcolano con i tuoi orari, le pause, le ferie, i festivi, la durata di ogni servizio e quello che hai già preso. Se un taglio da 45 minuti non ci sta tutto prima della chiusura, quell'orario non compare nemmeno.

• Con o senza squadra. Il cliente sceglie il professionista o lascia che gliene assegnino uno; se ne è libero uno solo, non gli viene neanche chiesto.
• Con più sedi. Sceglierne una ricalcola tutto: chi ci lavora, quali servizi ci si fanno e che orario ha.
• Con servizi che occupano due persone. Un colore con lavaggio e piega può richiedere una collega per i primi quindici minuti e te per il resto: si prenota per intero, con entrambi gli spazi liberi, oppure non viene offerto.
• Con quello che ti serve chiedere. Numero di tessera, motivo della visita, se viene con bambini: campi che inventi tu.

E una volta prenotato, il cliente fa da solo: ha la sua pagina «i miei appuntamenti» dove vede quello che ha, lo sposta o lo disdice entro le regole che stabilisci tu — per esempio fino a 24 ore prima. Ogni modifica che fa lui è una telefonata che non ricevi nel mezzo di un servizio.

Tre: i messaggi si rispondono da soli

Questa è la parte che si sente di più. Colleghi il tuo WhatsApp — e, se vuoi, Facebook Messenger, Instagram e Telegram — e le conversazioni smettono di aspettarti.

Ci sono due livelli. L'assistente base risponde con menu e pulsanti: orari, servizi, prenotare, disdire. L'assistente con intelligenza artificiale tiene una conversazione normale, capisce «mi puoi mettere giovedì pomeriggio?», guarda la disponibilità reale, prenota, sposta l'orario, disdice e riconosce il cliente che era già venuto il mese scorso.

La maggior parte degli appuntamenti persi non si perde sul sito: si perde in un messaggio che nessuno ha letto in tempo.

E non si inventa niente: non propone orari che non esistono, non prenota oltre la tua capienza e non scrive mai per primo a chi non ha dato il consenso. Se qualcuno scrive a mezzanotte, l'appuntamento viene preso lo stesso e tu lo trovi la mattina dopo.

Promemoria: chi non si presenta quasi sempre si è dimenticato

Chi non arriva raramente voleva darti buca: ha prenotato tre settimane fa e gli è sfuggito. Per questo l'avviso parte da solo, il giorno prima e un paio d'ore prima, via WhatsApp, Telegram o e-mail.

Gli stessi avvisi coprono il resto: conferma alla prenotazione, avviso se sei tu a spostare l'appuntamento e avviso se viene disdetto. Con orari di silenzio che imposti tu, perché a nessuno suoni il telefono alle sette del mattino, e rispettando sempre chi non vuole messaggi.

Lo spazio disdetto si riempie di nuovo

Una disdetta alle nove per un appuntamento di mezzogiorno è denaro perso se in quelle tre ore non succede niente. Il pannello la tratta per quello che è: un'urgenza.

1. Lista d'attesa. Chi non ha trovato posto si iscrive dal sito, dalla tua pagina o direttamente da WhatsApp. È una coda vera, con il suo ordine e la sua scadenza: in un ristorante scade la sera stessa; in uno studio medico, dopo due settimane.
2. Coprire la disdetta. Quando qualcosa salta, il pannello ti dice chi avvisare e perché: questo ha già accettato di anticipare, questo viene tutti i mesi, quest'altro ha appuntamento subito dopo. Decidi tu, il messaggio lo manda lui e il primo che dice di sì si prende lo spazio.
3. Clienti che sarebbero dovuti tornare. Nessuna magia: se qualcuno viene ogni cinque settimane e sono passate otto, compare in un elenco con un pulsante per scrivergli.

E se non hai ancora collegato nessun canale, l'avviso non si ferma lì: il pannello ti prepara il messaggio da mandare dal tuo telefono, oppure compone il numero.

Se la tua attività è di tavoli, non di appuntamenti

Un ristorante non prenota come un parrucchiere, quindi il sistema cambia vocabolario e regole: smette di chiedere servizio e operatore, e chiede coperti e sala.

• Capienza reale o tavoli reali, come preferisci: coperti per fascia oraria, oppure tavolo per tavolo con i suoi posti e le sue zone.
• Mappa della sala per unire tre tavoli quando entra un gruppo di dodici: decidi tu, che la tua sala la conosci.
• Gruppi numerosi che entrano come richiesta da confermare, invece di sbattere contro la capienza.
• Menu digitale con il suo QR, gli allergeni e più lingue. Cambi il prezzo di un piatto dal telefono ed è già cambiato al tavolo.

E l'assistente di WhatsApp parla allo stesso modo: chiede in quanti siete, propone dehors o sala e manda il link del menu.

Il pannello di tutti i giorni

Quello che apri la mattina è un'agenda, non un gestionale di contabilità: giorno, settimana e mese, per operatore o per tavolo, con il cliente senza appuntamento appena entrato a un clic di distanza e il dettaglio di ogni prenotazione — che cosa ha chiesto, che cosa gli hai chiesto tu, le sue allergie — sulla stessa schermata.

Dietro ci sono le schede clienti con lo storico, gli orari e le ferie di ciascuno, i servizi con durata e prezzo, le statistiche di dove arriva ogni appuntamento e le conversazioni dell'assistente, se vuoi vedere che cosa ha risposto a qualcuno. Funziona uguale dal telefono, che è dove poi si guarda davvero.

Quanto costa

C'è un piano gratuito vero, senza carta e senza scadenza: il tuo sito pubblicato con un design completo, fino a 30 appuntamenti al mese, tre servizi e una persona. Per partire domani, a molte attività basta e avanza.

• Slancio, 12,99 € al mese (129 € all'anno): fino a 400 appuntamenti, promemoria via WhatsApp, Telegram ed e-mail, assistente base, scelta del design del sito e menu pubblicato senza limite di piatti.
• Crescita, 29,99 € al mese (299 € all'anno): fino a 2.000 appuntamenti, otto professionisti, assistente con intelligenza artificiale, Instagram e Messenger, prenotazione tavoli online, lista d'attesa e gestione degli spazi liberi, più sedi e il tuo dominio.
• IA, 49,99 € al mese (499 € all'anno): fino a 10.000 appuntamenti, servizi e professionisti senza limite, 3.000 conversazioni con l'intelligenza artificiale al mese e il modulo da incorporare nel tuo sito.

Quello che fa cambiare piano è sempre la stessa cosa, il volume reale della tua attività, e se un mese lo superi di poco non si blocca nessuna prenotazione. Il tutto con contratto sul trattamento dei dati incluso, perché i dati dei tuoi clienti sono tuoi.

Tre mesi gratis con il codice BOOKFLOWR3

Ed ecco la parte da prendere adesso. Con il codice BOOKFLOWR3 hai tre mesi gratis del piano Crescita: quello dei 2.000 appuntamenti, degli otto professionisti, dell'assistente con intelligenza artificiale, di Instagram e Messenger, della prenotazione tavoli online, della lista d'attesa, delle più sedi e del tuo dominio.

Sono 90 € che non paghi per un trimestre intero sul piano che sceglie la maggior parte, e non c'è nessuna riga in piccolo da cercare:

• Senza carta. Per riscattarlo non viene chiesto nessun metodo di pagamento, quindi al quarto mese non parte nessun addebito a sorpresa.
• Senza vincoli. Se alla fine non ti convince, torni al piano gratuito e il tuo sito e i tuoi appuntamenti restano lì.
• Con il 20% di sconto il primo anno, se decidi di continuare: il piano Crescita resta a 23,99 € al mese per dodici mesi.
• Sono cento. Il codice è limitato alle prime cento attività che lo riscattano.

Si riscatta in due minuti: crei il tuo account gratuito, apri Abbonamento nel pannello e scrivi il codice. Da lì hai un trimestre per costruire il sito con calma, lasciare che WhatsApp risponda da solo e vedere quanti appuntamenti entrano senza che tu faccia niente.

Da dove iniziare

L'ordine che funziona è questo: crei l'account, riscatti BOOKFLOWR3 e pubblichi il sito, che è quello che ti porta gente; poi lasci aperta la prenotazione e vedi arrivare i primi appuntamenti; e quando ti fidi, colleghi WhatsApp e smetti di rispondere tu. I tre passi stanno nello stesso pomeriggio.

E se preferisci che te lo prepariamo noi — i tuoi servizi, i tuoi orari, il tuo design e il tuo WhatsApp collegato — lo facciamo: raccontaci come lavori e te lo mettiamo in piedi.